Kế hoạch chuyển văn phòng phát sinh khi ngay công ty có ý định chuyển văn phòng từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới. Để việc di chuyển văn phòng được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị vật tư, giấy tờ, hợp đồng, cũng như có thể tiết kiệm chi phí nhất và hạn chế tối đa đến sự thay đổi và ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp.
1. Lập kế hoạch dự án
Hầu hết việc di chuyển văn phòng được lập kế hoạch từ khoảng sáu tháng trước khi chuyển, đối với các doanh nghiệp lớn việc lập kế hoạch này có thể diễn ra trước cả 1-2 năm. Do đó, ngay khi có quyết định di chuyển văn phòng của công ty, bắt đầu lập một kế hoạch dự án chi tiết. Kế hoạch này sẽ bao gồm:
- Phác thảo các công việc cần thiết liên quan đến việc di chuyển.
- Chỉ định ai sẽ là người chính chịu trách nhiệm chính về việc di chuyển văn phòng
- Xác định ai chịu trách nhiệm cho những nhiệm vụ nào.
- Đặt thời hạn cuối cho khi công việc phải hoàn thành.
2. Quyết định người phụ trách
Chỉ định một người để làm điều phối viên di chuyển văn phòng. Người này sẽ chịu trách nhiệm giám sát mọi khía cạnh của việc di chuyển, vì vậy nên chọn ai đó có kỹ năng tổ chức sắp xếp tốt, có quyền đại diện cho công ty của bạn và khả năng ra quyết định mạnh mẽ để họ có thể dễ dàng quản lý hầu hết các quyết định vào liên quan tới việc di chuyển văn phòng.
3. Thành lập 1 nhóm phụ trách
Nhóm phụ trách di chuyển văn phòng sẽ hợp tác chặt chẽ với điều phối viên tại văn phòng để xem toàn bộ văn phòng và đảm bảo rằng không có gì bị bỏ quên. Dưới sự hướng dẫn của điều phối viên tại trụ sở, nhóm này sẽ chịu trách nhiệm:
- Liệt kê các nhiệm vụ di chuyển
- Xác định trình tự của chúng
- Phân công trách nhiệm
- Thiết lập thời gian mục tiêu
Nhóm phụ trách di chuyển nên bao gồm những người có kiến thức về luồng công việc, trách nhiệm của các nhân viên và phòng ban khác nhau, thiết bị chia sẻ, yêu cầu không gian, công nghệ và an ninh. Đối với công nghệ văn phòng, chọn nhân viên có chuyên môn để đảm bảo rằng tất cả máy tính, ổ cứng, điện thoại và công nghệ hàng ngày khác đều được đóng gói hợp lý.
4. Thiết lập thời gian biểu (timeline)
Tìm hiểu thời điểm hợp đồng cho thuê văn phòng hiện tại chấm dứt trước khi bạn bắt đầu tạo một thời gian biểu, sau đó chọn ngày di chuyển thích hợp. Sau khi chọn ngày di chuyển, bạn có thể bắt đầu đi vào các chi tiết, chẳng hạn như mất bao lâu để xây dựng hoặc cải tạo văn phòng mới của bạn. Để di chuyển sắp xếp và lắp đặt các thiết bị văn phòng …
5. Xác định ngân sách
Ngân sách tái định cư của bạn sẽ phụ thuộc vào kích thước văn phòng của bạn, những dịch vụ bên ngoài mà bạn chọn để thuê (chẳng hạn như dịch vụ văn phòng trọn gói hoặc văn phòng nhỏ) và liệu bạn có định nâng cấp thiết bị và đồ dùng văn phòng của bạn.
Bạn cũng cần phải dự kiến thêm 1 khoản “bảo hiểm” cho khoản di chuyển bởi trong quá trình có thể nhiều vật dụng sẽ bị hư hỏng hoặc không phù hợp ở văn phòng mới.
Các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, có thể tốn nhiều chi phí hơn, nhưng sẽ hợp lý hóa quá trình di chuyển bằng cách quản lý tất cả việc đóng gói, chuẩn bị và dỡ hàng cho bạn.
Đối với di chuyển nhỏ hơn hoặc ngân sách thấp hơn, bạn có thể tiết kiệm tối đa bằng cách đóng gói và hỗ trợ cho quá trình bốc dỡ, vận chuyển.
6. Tìm thuê văn phòng mới
Bạn cũng cần xác lập một kế hoạch cho việc thuê văn phòng với các yêu cầu thuê văn phòng dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê, và kế hoạch kinh doanh hiện tại tại và tương lai của công ty.
Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí:
+ Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê;
+ Đặc điểm bất động sản: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ;
+ Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới;
+ Các yêu cầu khác: Phong thủy, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà v.v.
Việc có một bộ tiêu chí chi tiết được lập dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng.
Để thuê được văn phòng, bạn có thể tự tìm kiếm và làm việc với ban quản lý tòa nhà hoặc đơn giản hơn là hãy liên hệ với một đơn vị dịch vụ thuê văn phòng
7. Lên kế hoạch cho văn phòng mới
Kế hoạch dự án nên bao gồm kế hoạch di dời văn phòng tùy chỉnh, hãy tính đến những thứ như số lượng nhân viên, số lượng thiết bị công ty bạn có, di chuyển bằng phương tiện nào.. Kế hoạch di dời tùy chỉnh của nên bao gồm:
Kế hoạch sắp xếp cho sàn văn phòng mới:
Cùng làm việc với đơn vị thiết kế văn phòng để có sơ đồ vị trí của đồ nội thất, không gian làm việc, không gian chung, thiết bị văn phòng, v.v Đây là một cơ hội tuyệt vời để xác định và cải thiện các vấn đề so với không gian làm việc hiện tại của bạn như: bố trí máy photocopy chưa hợp lý, các vị trí đường đi, hướng ngồi làm việc chưa hợp lý … Một kế hoạch bố trí sàn văn phòng mới hoàn chỉnh sẽ giải quyết những vấn đề này.
Tếp theo, hãy cung cấp bản sao kế hoạch bố trí sắp xếp này của bạn cho các bộ phận liên quan: nhóm phụ trách, các nhóm chức năng trong công ty, các đơn vị cung cấp dịch vụ, đơn vị cung cấp và thi công nội thất, điện, ánh sáng vv.vv
Kiểm kê đồ đạc và thiết bị hiện có.
Không phải tất cả đồ dùng văn phòng cũ sẽ được “bê” sang văn phòng mới, việc này sẽ giúp xác định di chuyển đến không gian mới và cái gì sẽ được thay thế hay loại bỏ. Bạn có thể bạn nên làm việc cùng đơn vị thiết kế văn phòng để công việc được hiệu quả, tiết kiệm hơn.
8. Trao đổi với mọi người và các đơn vị cung cấp
Tham khảo thông tin từ ít nhất 3 đơn vị đối tác và nhà cung cấp để đảm bảo bạn đang nhận được hợp đồng tốt nhất cho văn phòng. Nếu doanh nghiệp của bạn dựa vào các mặt hàng chuyên dụng như thiết bị y tế, thiết bị có độ chính xác cao, dễ vỡ hỏng hoặc bạn đang vận chuyển hàng hoá có giá trị cao như nghệ thuật, hãy đảm bảo làm việc cùng một công ty vận chuyển hoặc chuyên chở chuyên cung cấp các dịch vụ này.
Đối với việc di chuyển văn phòng, có thể một phần hoặc toàn bộ nhân viên chuyển đến văn phòng mới, hãy làm việc với một đối tác di chuyển có chuyên môn để hỗ trợ di chuyển nếu khoảng cách là xa. Thêm vào đó, cung cấp cho nhân viên giải pháp có thể làm cho việc chuyển đổi trở nên ít căng thẳng hơn đối với họ.
9. Thông báo đến các nhà cung cấp hiện tại
Hãy thông báo đến các nhà cung cấp và đối tác hiện tại biết khoảng thời gian công ty bạn sẽ chuyển đến địa chỉ mới. Các đơn vị này có thể bao gồm:
Bưu điện, dịch vụ chuyển phát nhanh, báo và tạp chí.
Các phòng ban nhà nước liên quan như thuế, công an khu vực ..
Đơn vị cung cấp dịch vụ điện thoại, trung kế và các nhà cung cấp dữ liệu khác. Nếu chuyển sang nhà cung cấp dịch vụ khác, đảm bảo mọi thứ được thiết lập và thử nghiệm trước & thiết lập hệ thống mạng và máy chủ nội bộ nào.
Hãy để khách hàng và khách hàng của bạn biết rằng bạn đang di dời trước khi di chuyển để họ biết mong đợi sự chậm trễ trong dịch vụ hoặc thông tin liên lạc và giải thích cách thức và vị trí họ có thể có được dịch vụ trong quá trình di chuyển.
